Agosto suele alterar el ritmo habitual de muchas empresas y autónomos. Vacaciones, cambios de horarios, facturas que llegan más tarde de lo esperado o tareas administrativas que se van aplazando pueden hacer que septiembre llegue con más trabajo acumulado del previsto.
Por eso, la vuelta del verano es un buen momento para revisar la situación contable del negocio y comprobar que toda la información está correctamente registrada antes de afrontar el último tramo del año.
No se trata únicamente de cumplir con las obligaciones fiscales. Una contabilidad actualizada permite conocer mejor la situación económica de la empresa y tomar decisiones con información más fiable.
1. Comprueba las facturas emitidas y recibidas
El primer paso es revisar que todas las operaciones realizadas durante los últimos meses estén correctamente documentadas.
Conviene comprobar especialmente:
- Facturas emitidas que todavía no se hayan registrado.
- Facturas de proveedores pendientes de contabilizar.
- Abonos o facturas rectificativas.
- Gastos recurrentes que puedan haberse quedado fuera.
- Documentos duplicados o con datos incorrectos.
Dejar una factura olvidada puede provocar diferencias entre la contabilidad, las cuentas bancarias y las posteriores declaraciones fiscales.
2. Revisa los movimientos bancarios
Conciliar las cuentas bancarias con la contabilidad ayuda a detectar rápidamente posibles errores.
Un cobro sin identificar, una comisión bancaria no registrada o un pago contabilizado dos veces pueden parecer pequeños detalles, pero acumulados durante meses terminan dificultando el control financiero del negocio.
Lo recomendable es comprobar que cada movimiento relevante tiene su correspondiente explicación y documentación.
3. Localiza los gastos que todavía no tienen justificante
Durante los meses de verano es habitual realizar desplazamientos, reuniones, compras o pequeños gastos relacionados con la actividad.
Pero realizar un pago no significa automáticamente que pueda tratarse como un gasto fiscalmente deducible.
Es importante conservar las facturas y justificantes correspondientes y comprobar que los gastos están correctamente relacionados con la actividad profesional.
Guardar únicamente movimientos bancarios, tickets incompletos o fotografías desordenadas de documentos puede complicar posteriormente la justificación de determinadas operaciones.
4. Comprueba qué clientes todavía tienen facturas pendientes
La contabilidad también permite detectar uno de los problemas que más afectan a la liquidez de autónomos y empresas: las facturas pendientes de cobro.
Después del verano puede ser un buen momento para elaborar una relación de:
- Facturas vencidas.
- Clientes con pagos pendientes.
- Próximos vencimientos.
- Proveedores a los que todavía hay que pagar.
Facturar mucho no siempre significa disponer de liquidez. Conocer qué cantidades están realmente cobradas permite obtener una imagen mucho más realista de la situación del negocio.
5. Separa correctamente los gastos personales y profesionales
Mezclar movimientos personales con los relacionados con la empresa o actividad profesional dificulta enormemente el control de las cuentas.
Cuando sea posible, utilizar cuentas bancarias y medios de pago diferenciados simplifica la gestión y facilita posteriormente la identificación de ingresos y gastos.
También reduce el riesgo de considerar como profesional un gasto que en realidad pertenece al ámbito personal.
6. Anticipa las próximas obligaciones fiscales
Septiembre marca el comienzo del último tramo del año y también sirve como preparación para las declaraciones correspondientes al tercer trimestre.
Esperar hasta los últimos días para reunir facturas, revisar movimientos y comprobar la contabilidad aumenta las posibilidades de cometer errores.
Tener los registros actualizados permite que la preparación de impuestos sea mucho más sencilla y, sobre todo, evita descubrir problemas cuando apenas queda tiempo para solucionarlos.
7. Utiliza la contabilidad para saber cómo marcha realmente tu negocio
Una contabilidad bien organizada no debería servir únicamente para presentar impuestos.
También permite responder preguntas importantes:
¿Han aumentado los gastos respecto a principios de año?
¿Existen clientes que están tardando demasiado en pagar?
¿La facturación está evolucionando como esperabas?
¿Hay margen suficiente para afrontar nuevas inversiones?
¿Existen costes que podrían optimizarse?
Analizar esta información antes del último trimestre permite corregir desviaciones y planificar los próximos meses con mayor criterio.
Empieza el último tramo del año con las cuentas bajo control
Después del verano, dedicar tiempo a revisar la contabilidad puede evitar muchas prisas durante los siguientes meses.
Facturas registradas, bancos conciliados, pagos controlados y documentación correctamente organizada facilitan tanto el cumplimiento de las obligaciones fiscales como la gestión diaria del negocio.
En AFHA Marbella ofrecemos servicios de asesoría contable para autónomos y empresas de Marbella y la Costa del Sol, ayudando a mantener una contabilidad actualizada y adaptada a las necesidades de cada actividad.
Si necesitas poner al día las cuentas de tu negocio o quieres contar con asesoramiento profesional para gestionar tu contabilidad, contacta con nuestro equipo y estudiaremos tu caso.